Etiketten und farbige Markierungen in Apple Mail

Ein neues Feature in Apple Mail 5.0 sind die verschiedenen Etiketten, mit denen sich
E-Mails markieren lassen. Aber auch in den älteren Versionen von Mail gibt es die Möglichkeit, Nachrichten mit einer beliebigen Farbe zu versehen, um sie in der Listenansicht leichter wiederzufinden.

Etiketten in Mail 5 unter Mac OS X 10.7 Lion

In den bisherigen Versionen von Apple Mail stand dem Anwender nur eine sehr schlichte Markierungsfunktion zur Verfügung – man hatte nur die Wahl zwischen „markiert“ oder „nicht markiert“. In der aktuellen Version stehen für die Markierung von E-Mails und RSS-Nachrichten sieben Etiketten zur Auswahl.

1. Etikett vergeben

Die Etiketten lassen sich am einfachsten über das PopUp-Menü in der Symbolleiste vergeben. Alternativ kann man im Menü „E-Mail“ den Menüpunkt „Etikett“ auswählen. Die Nachricht wird dann mit einem kleinen Fähnchen in einer der sieben Farben markiert.

Es ist außerdem möglich, die Vergabe von Etiketten als Regel zu definieren, so daß bestimmte Nachrichten schon beim Empfang automatisch markiert werden. Das funktioniert auf demselben Weg wie die automatische Vergabe von Farben (eine genaue Beschreibung dazu siehe weiter unten) – als Aktion muß dann natürlich „Mit Etikett versehen“ gewählt werden.

2. Name des Etiketts ändern

Sobald ein Etikett einmal verwendet wurde, taucht es in der Seitenleiste unter „Markierungen“ auf. Klickt man auf eines der Etiketten, werden alle entsprechend markierten Nachrichten aufgerufen. In der Seitenleiste lassen sich auch die Namen der Etiketten beliebig verändern, indem man sie einfach überschreibt.

3. Nach Etikett sortieren

Nachrichten in einem Postfach können nach Etikett sortiert werden. Wer das neue Layout verwendet (also Liste links, Nachricht rechts), muß dazu nur im Aufklappmenü über der Liste den Punkt „Etikett“ anhaken.

Im klassischen Layout, das sich in den Voreinstellungen im Bereich „Darstellung“ aktivieren läßt, wird der Inhalt der Nachricht unter der Liste angezeigt. Will man in diesem Layout die Nachrichten nach Etikett sortieren, muß zunächst die Spalte für das Etikett in der Liste sichtbar sein: dazu einfach im Menü „Darstellung – Spalten“ den Punkt „Etiketten“ anhaken. In der Liste taucht dann eine neue Spalte mit einem Fähnchensymbol auf. Die Nachrichten lassen sich nun per Klick auf das Fähnchen sortieren. Alternativ kann man auch im Menü „Darstellung – Sortieren nach – Etikett“ wählen.

4. Etikett entfernen

Um das Etikett wieder zu entfernen, damit die Nachricht nicht mehr markiert ist, wählt man einfach in der Symbolleiste oder im Menü „E-Mail“ den Punkt „Etikett löschen“.

5. Kann man zusätzliche Etiketten anlegen ?

Da die Mail-Etiketten auf derselben Technik basieren wie die Etiketten im Finder, ist es auch in Mail nicht möglich, ihre Anzahl zu erhöhen oder die Farben zu verändern. Weitere Infos dazu in diesem Artikel.

Die Etiketten sind gut dazu geeignet, um seine Nachrichten verschiedenen Themenbereichen zuzuordnen. Optisch sind sie allerdings sehr unauffällig – ob eine Nachricht markiert ist oder nicht, erkennt man nur an dem kleinen Fähnchensymbol neben dem Absender bzw. Empfänger. Wer eine E-Mail in der Liste deutlich hervorheben möchte, um sie schnell wiederzufinden, sollte sie daher lieber mit einer Farbe versehen.

Farbige Markierungen in allen Mail-Versionen

Die Möglichkeit, E-Mails und RSS-Nachrichten farbig zu markieren, gibt es nicht nur in der aktuellen Mail-Version – auch wer noch mit Mac OS X 10.4, 10.5 oder 10.6 arbeitet, kann diese Möglichkeit nutzen. Im Gegensatz zu den Etiketten ist das Sortieren der E-Mails nach diesen Farben allerdings nicht möglich.

1. Nachrichten farbig markieren

Um E-Mails und Nachrichten mit einer Farbe zu versehen, muß man sie nur auswählen und im Menü „Format – Farben einblenden“ wählen. Alternativ kann man auch das Tastaturkürzel cmd-Shift-c drücken oder über das Menü „Darstellung – Symbolleiste anpassen“ das Icon für die Farbpalette in der Symbolleiste platzieren.

Im Farbfenster mit einem der verschiedenen Farbwähler die gewünschte Farbe einstellen – fertig ! Die Nachricht ist nun in der Liste mit einem gut sichtbaren farbigen Balken versehen. Das funktioniert nicht nur mit einzelnen E-Mails, sondern auch mit mehreren auf einmal.

Will man eine Farbe häufiger verwenden, kann man sie speichern, indem man das Farbfeld oben im Fenster per Drag & Drop in eines der kleinen quadratischen Felder unten im Fenster bewegt. Es lassen sich sogar eigene Farbpaletten anlegen: Im Zahnrad-Menü „Neu“ wählen, mit „Umbenennen“ einen beliebigen Namen vergeben und Farben per Drag & Drop der Liste hinzufügen. Die so angelegte Farbpalette steht dann übrigens nicht nur in Mail, sondern auch in anderen Apple-Programmen wie Text Edit oder Notizzettel zur Verfügung.

2. Farbige Markierungen automatisch vergeben

Besonders nützlich ist die Möglichkeit, die farbigen Markierungen beim Empfang automatisch vergeben zu lassen, indem man Regeln dafür definiert. So lassen sich z.B. alle E-Mails, die man von Herrn Meier bekommt, grün einfärben, alle Nachrichten an den Account „auftrag@adresse.de“ rot oder alle Notizen gelb hinterlegen.

So gehts:

– In den Mail-Einstellungen auf das Icon „Regeln“ klicken und eine neue Regel hinzufügen.
– Die Bedingungen für die Regel festlegen, also z.B. „Von enthält meier@adresse.de“, „An enthält auftrag@adresse.de“, „Account ist T-Online“ oder „Nachrichtentyp ist Notiz“. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt.
– Als Aktion „Farbe für E-Mail festlegen“ auswählen. Die Option „Hintergrund“ färbt, wie der Name schon sagt, den gesamten Hintergrund der Nachricht ein, so daß man in der Liste einen deutlich sichtbaren farbigen Balken erhält. Mit der Option „Text“ ist es außerdem möglich, nur die Schrift farbig zu machen, was optisch etwas dezenter wirkt.

– Zuletzt noch die gewünschte Farbe auswählen. Hier finden sich auch in älteren Mail-Versionen tatsächlich schon die vordefinierten 7 Etikettenfarben wieder – über den Menüpunkt „Andere“ kann man aber jede beliebige Farbe für die Regel wählen.
– Die neue Regel per Klick auf OK sichern. Ab sofort sind alle neu eingehenden E-Mails von Herrn Meier grün.
– Die Aktion „Farbe für E-Mail festlegen“ läßt sich natürlich auch zu schon bestehenden Regeln hinzufügen.

Das dezente Einfärben der Schrift ist anscheinend ausschließlich über eine Regel möglich. Ich habe keine Möglichkeit gefunden, die Schrift einzelner Nachrichten manuell einzufärben.

3. Farbe entfernen

Einen Button „Farbe entfernen“ oder eine ähnliche Funktion sucht man vergeblich – um die farbige Markierung wieder zu entfernen, muß man im Farbfenster einfach die Farbe weiß einstellen. Ein Klick auf eines der leeren kleinen Quadrate im unteren Bereich des Farbfensters bewirkt dasselbe.

Zusatztools: MailTags und Mail Act-On

Mit den Onboard-Möglichkeiten für Etikettierung, Farbmarkierung und Regeln kann man schon eine Menge tun, um sich die Organisation seiner E-Mails zu erleichtern. Wem das nicht genügt, sollte sich unbedingt mal die Erweiterungen „MailTags“ und „Mail Act-On“ von indev anschauen. Die Tools bieten umfangreiche Möglichkeiten für die E-Mail-Organisation und kosten jeweils etwa 30 Dollar.

(a605/al)

Artikel und Links zum Thema:
Kann man in Mac OS X die Farben der Etiketten ändern ?
indev: MailTags
indev: Mail Act-On
 
  1. Peter vor 6 Jahren

    Hallo,
    ich habe eine Frage zu Apple Mail:
    Wie kann ich die einzelnen Postfächer farbig markieren, um sie im Ordnerbaum schneller zu finden – z.B. mit der gleichen Farbe die die entsprechenden Termine in ical haben?

    LG Peter

  2. Burkard Meyendriesch vor 6 Jahren

    Seit Upgrade auf Mac OS X Lion kann ich beim Mail-Programm die Etiketten von Mails auf meinem Exchange-Konto nicht mehr löschen, die ich vor dem Lion-Upgrade gesetzt hatte. Zwar verschwindet ein Etikett, wenn ich den Button „Etikett löschen“ drücke temporär, bei der nächsten Synchronisierung mit dem Exchange-Server ist es aber wieder da. Nach dem Upgrade-Termin gesetzte Etiketten lassen sich wie vorgesehen setzen und löschen.

    Any idea?

  3. Xea vor 5 Jahren

    Hallo

    Kann mir jemand sagen, wie ich unter der Mail Version 6.2 die verschiedenen Postfächer farbig markieren kann. So wie oben beschrieben krieg ich das nicht hin. Ich habe im Menue E-Mail zwar den Menuepunkt Etikett mit den sieben Farben, kann diese aber nicht anklicken, sie sind alle hell, nicht aktiv. Wie kann ich diese aktivieren?
    Habe unter Google nichts dergleichen gefunden.
    Herzlichen Dank für eure Tipps!

  4. tiramigoof vor 5 Jahren

    Hallo Xea, soviel ich weiß, lassen sich Postfächer nicht mit einem Etikett versehen. Die Etiketten funktionieren nur mit Emails. Find ich auch sehr schade, das wäre wirklich praktisch…
    Grüße :-) Anette

  5. Erich Grossar vor 1 Jahr

    Bei mir wird das Etikett nicht mehr als farbiges Fähnchen angezeigt, als Text. Ich finde hier keine einstellung wo dies veränderbar ist. Hilfe!!??

  6. Erich vor 10 Monaten

    Danke für die Tipps – wie immer fundiert, verständlich, lückenlos!
    Ich finde die Möglichkeit die Etiketten umzubenennen sehr nützlich.
    Habe aber folgendes Problem:
    Alle paar Wochen / Monate sind plötzlich wieder die Standardbezeichnungen da.
    Ist das Problem bekannt – oder noch besser eine Lösung?
    (OS X 10.8.5 / Mail 6.6)

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