Fehlerhafte Formatierung in Word 2008 Seriendruck-Feldern nach Umzug auf einen Intel-Mac

Symptome:

Wer die Seriendruck-Funktion in Word 2008 nutzt, um z.B. Rechnungen aus einer Excel-Tabelle zu erzeugen, kann nach dem Umstieg auf einen Mac mit Intel-Prozessor eine böse Überraschung erleben:
Bisher wurden alle Formatierungen, die in der Excel-Tabelle vorhanden waren, eins zu eins in die Word-Datei übernommen. Die Zahlen sahen also in Word exakt genauso aus wie in Excel, einschließlich der Anzahl der Dezimalstellen und des Währungssymbols.

Auf einem Mac mit Intel-Prozessor ist aber plötzlich keine Formatierung mehr vorhanden. Das Währungssymbol fehlt ganz, das Tausender-Trennzeichen und die Dezimalstellen ebenfalls, und das Schlimmste: die Zahlen werden automatisch gerundet ! Aus 1.999,51 macht Word also mal eben runde 2000. In dieser Form ist die Serienbrief-Funktion nicht zu gebrauchen.

Tests:

Dieses Problem ist mir beim Umzug von einem Powerbook G4 mit Mac OS X 10.4 auf einen aktuellen iMac mit Mac OS X 10.6 begegnet; ich hatte zunächst Snow Leopard in Verdacht. Es hat sich aber herausgestellt, daß es nicht am Betriebssystem, sondern an der Prozessorplattform liegt: Office 2008 ist Universal Binary – die PowerPC-Version funktioniert wie gewohnt, die Intel-Version nicht. Office-Anwender unter Windows haben übrigens dasselbe Problem.

Ich habe einige Möglichkeiten ausprobiert. Ziel war es, Zahlen aus einer Excel-Tabelle per Seriendruck-Funktion in eine Word-Datei zu übernehmen, und zwar mit Tausender-Trennzeichen, exakt zwei Stellen hinter dem Komma (natürlich korrekt gerundet) und Eurozeichen. Als Testkandidat diente die (völlig willkürliche) Zahl 1999,5109.

Fazit:

– Das als Währung formatierte Feld ist gar nicht zu gebrauchen, da die Zahl fatalerweise gerundet wird. Ich habe keinen Weg gefunden, das abzustellen. Dezimalstellen, Tausender-Trennzeichen und Währungssymbol fehlen.
– Das Zahlenfeld sieht schon besser aus, enthält aber grundsätzlich fünf Dezimalstellen und kein Tausender-Trennzeichen. Die Zahl ist nicht gerundet.
– Nur das Standard oder Text-Feld ohne jegliche Formatierung gibt den Feldwert exakt wieder – aber natürlich unformatiert.

Die praktische und intuitive Funktion, die Zahlenformate einfach aus Excel zu übernehmen, existiert also auf der Intel-Plattform nicht. Stattdessen muß die aus Excel übernommene „nackte“ Zahl direkt in Word formatiert werden.

Lösung:

Um die Zahlen im Word-Serienbrief korrekt darzustellen, müssen sowohl in der Excel- als auch in der Word-Datei ein paar Anpassungen vorgenommen werden.

1. Der korrekte Import der Zahl ist aus einem als Währung formatierten Excel-Feld nicht möglich. Der Import muß aus einem Feld mit der Formatierung „Zahl“,  „Standard“ oder „Text“ erfolgen. Soll das Währungsfeld erhalten bleiben, fügt man einfach an einer beliebigen Stelle der Excel-Tabelle ein zusätzliches Formelfeld ein, das den Wert des Währungsfelds übernimmt (Formelfeld =Währungsfeld), und formatiert es entsprechend.

2. Im Word-Dokument über den Seriendruck-Manager das neue Feld an der gewünschten Stelle in die Datei einfügen.

3. Mit der Tastenkombination Alt-F9 die Word Feldfunktionen aufrufen. Einzelne Felder können umgeschaltet werden, indem man sie mit gedrückter ctrl-Taste oder der rechten Maustaste anklickt und „Feldfunktionen ein/aus“ wählt.

Ein Feld mit dem Namen „Standard“ stellt sich dann beispielsweise so dar:
{ MERGEFIELD Standard }

4. In das Feld folgende Formatierungsanweisung einfügen: \# „#.##0,00 €“

Das gesamte Feld sieht anschließend so aus:
{ MERGEFIELD Standard \# „#.##0,00 €“}

5. Mit Alt-F9 wieder in den normalen Darstellungsmodus wechseln. Um den neuen Feldwert anzuzeigen, das Feld mit gedrückter ctrl-Taste oder der rechten Maustaste anklicken und „Felder aktualisieren“ wählen.

6. Die Zahl wird jetzt korrekt dargestellt: 1.999,51 € ! Auch die Rundung auf zwei Dezimalstellen funktioniert korrekt.

7. Das Euro-Zeichen muß nicht unbedingt innerhalb der Formel eingegeben werden, es kann natürlich auch einfach ganz normal in der Word-Datei an der gewünschten Stelle eingetragen werden.

(f367/al)

Artikel und Links zum Thema:
Word-Dateien lassen sich öffnen, es wird aber kein Text angezeigt.
In Word 2008 werden Tabellen falsch umbrochen, oder Word stürzt beim Öffnen einer bestimmten Datei ab.
 
  1. Lumidus vor 8 Jahren

    Hallo + Danke für diese sehr gute Hilfe. Ein ähnliches Problem tritt auch auf bei iMac mit Intel-Prozessor und Word 2008, wenn der Serienbrief einfach nur eine Zahl aus der Excel-Tabbelle auslesen soll, welche in Excel mittels Rundungsfunktion z.B. auf zwei Nachkommastellen gerundet wurde. Wenn in Excel die Zelle als „Zahl“ formatiert wurde, so füllt die die Word Serienfunktion mit Nullen auf insges. 5 Nachkommastellen auf. Formatiert man in Excel for Mac 2008 jedoch die Zelle als „Standart“, so wird die Zahl in Word korrekt mit nur 2 Nachkommastellen übernommen.

  2. Marcus vor 8 Jahren

    Vielen Dank! Hat mir heute sehr geholfen :)

  3. Julian vor 8 Jahren

    Da weiß man wieder einmal mehr, warum man eigentlich KEINE Software aus dem Hause Microsoft haben will – leider aber in der Geschäftswelt nicht ganz an dem Dreckszeug vorbeikommt.

    Vielen, vielen Dank! Der Beitrag hat mir einiges an Recherche und Frust erspart.

  4. Cordula vor 7 Jahren

    Vielen lieben Dank! Hat mir sehr geholfen :)

  5. Günter vor 7 Jahren

    lange gesucht, endlich gefunden – tolle und schnelle Hilfe, wenn man dann endlich weiss, woran man stundenlang verzweifelt ist

  6. Stefan vor 5 Jahren

    Danke, das hat mich wirklich gerettet !!!

    Hinweis für alle Benutzer von MacOffice 2010 die alt +F9 Tastenkombination funktioniert nicht. Statt dessen rechts klicken und dann erscheint ein Auswahlfeld zur Feldfunktion.

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