Email-Wiedervorlage mit Apple Mail und iCal

Im alltäglichen Kampf mit der Email-Flut kann es hilfreich sein, sich eine Nachricht auf „Wiedervorlage“ zu legen, um zu einem späteren Zeitpunkt automatisch an sie erinnert zu werden. Wer mit Microsoft Outlook arbeitet, kann dazu die Funktion „Nachricht – Zur Nachverfolgung“ verwenden und der Email eine Erinnerung hinzufügen. Apples Mail-Programm bietet so eine Funktion zwar leider nicht – in Kombination mit iCal / Kalender läßt sich aber trotzdem recht einfach eine funktionstüchtige Email-Wiedervorlage realisieren.

So gehts:

– Das Programm iCal / Kalender öffnen und den Zeitpunkt aufrufen, an dem man an die Email erinnert werden möchte.

– Die Nachricht per Drag & Drop aus der Apple Mail-Liste in das Kalender-Fenster hineinziehen. Dort wird automatisch ein neuer Termin erzeugt.

– Als Titel für den neuen Termin trägt iCal 4 in Mac OS X 10.6 einen kryptischen Pfad ein, den man einfach mit einer sinnvollen Bezeichnung überschreiben kann. OS X 10.7 und 10.8 übernehmen ordnungsgemäß den Betreff der Email-Nachricht als Titel für das Ereignis.

– Im Bearbeitungsfenster des Termins bei „Hinweis“ die Art der Erinnerung auswählen – am besten „Nachricht“ oder „Nachricht mit Ton“. Wer möchte, kann sich mit der Einstellung „Email“ sogar mit einer weiteren Email an die Email erinnern lassen ;-) – zur Verfügung steht dafür allerdings nur die eigene Email-Adresse, die im Adressbuch eingetragen sein muß.

– Nun noch den Ton und den Zeitversatz für die Erinnerung wie gewünscht einstellen. Die Standardeinstellung ist „15 Minuten davor“.

– Der Termin wurde bei seiner Erstellung per Drag & Drop automatisch mit der Nachricht im Mail-Programm verknüpft; klickt man im Bereich URL auf den Link „In Mail anzeigen…“, öffnet sich die dazugehörige Nachricht.

– Zuletzt die Erinnerung per Klick auf den Button „Fertig“ sichern. Der Termin kann natürlich, wie jeder andere auch, jederzeit nachträglich verschoben und bearbeitet werden.

Sobald der gewählte Zeitpunkt erreicht ist, wird man nun von iCal an den Termin erinnert: Ein kleines Hinweis-Fenster zeigt das Datum und den Titel des Termins an. Das funktioniert selbstverständlich auch dann, wenn iCal gerade nicht aktiv ist. Ein Klick auf die kleine Lupe öffnet den Termin im Kalender. Per Klick auf den Link „In Mail anzeigen…“ öffnet sich dann direkt die dazugehörige Nachricht in Apple Mail.

Während unserer Tests hatten wir ab und zu Probleme mit manchen Nachrichten, die von Outlook 2011 versendet worden waren. Der Termin und die Erinnerung ließen sich zwar wie beschrieben in iCal erstellen – beim Klick auf den Link öffnete sich aber die Nachricht in Mail nicht. Woran das liegt, konnten wir bisher nicht herausfinden.

Die Profi-Lösung: MailTags

Wer die Wiedervorlage-Funktionalität sehr intensiv nutzt und das Handling mit zwei Programmen zu umständlich findet, sollte sich einmal das Plugin „MailTags“ von Indev anschauen. Es bietet die Möglichkeit, iCal-Termine und Ereignisse direkt aus Apple Mail heraus zu erstellen. Darüber hinaus enthält MailTags noch eine ganze Menge weitere nützliche Funktionen, die das professionelle Arbeiten mit Apple Mail erleichtern. Die aktuelle Version MailTags 3 funktioniert mit Mac OS X 10.7 und 10.8, für 10.5 und 10.6 ist der Vorgänger MailTags 2 nach wie vor verfügbar. Eine 30-Tage-Demo kann man hier herunterladen; die Vollversion kostet ca. 30 Dollar.

(a643/hr)

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Indev: MailTags
Download: MailTags 3 free trial
 

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